1 Bepaal welke vragen je wilt beantwoorden via documentanalyse om zo te komen tot de beantwoording van de onderzoeksvraag. 

2 Bepaal welk type documenten je gaat analyseren, let op kenmerken zoals: 

• Medium, bijvoorbeeld krant, website, video, etc. 
• Genre, bijvoorbeeld politiek, marketing of sociale zaken. 

• Data en locaties waar documenten gemaakt zijn. 

Dit bepaalt de steekproef die je gaat nemen. 

Je kunt je richten op persoonlijke documenten (brieven, notities mailverkeer, memoires, dagboeken, sociale media accounts, online blogs) en/of op onpersoonlijke documenten (verslagen van vergaderingen, rapporten, krantenartikelen, boeken, jaarverslagen, recepten). Ook kaarten, tekeningen, foto’s, films, videomateriaal en kunstwerken worden documenten genoemd.  

3 Bepaal hoe je verzamelde informatie gaat organiseren. 

Op welke eenheden ga je letten? Bijv. bepaalde woorden of beelden. Op welke kenmerken van de inhoud ga je letten? Bijvoorbeeld objectieve categorieën zoals religie of sportclub of conceptuele categorieën zoals loyaal of betrouwbaar. Je kan besluiten de informatie in te delen aan de hand van thema’s die hieruit voortkomen.  

4 Maak kopieën waarin je aantekeningen kan maken. 

5 Beoordeel of bronnen voldoende betrouwbaar zijn. Let bijvoorbeeld op geloofwaardigheid, onafhankelijkheid, authenticiteit en de mate waarin informatie past binnen de voor jou relevante context. 

6 Bepaal hoe je bias (vertekening van resultaten) kan voorkomen. Een paar voorbeelden van bias zijn:

• Confirmation bias: op zoek gaan naar juist die uitkomsten dei jouw aanname/veronderstelling/hypothese bevestigen (cherry picking).
• Cultuur bias: aannames maken gebaseerd op hoe je je eigen cultuur of die van anderen ervaart.  
• Selection bias: bewust of onbewust slechts een selectie van documenten includeren en daardoor (mogelijk) informatie missen. Bijv. alleen artikelen over ademhalingsoefeningen voor mensen met een chronische aandoening includeren terwijl je uitspraak wilt doen over het algemeen effect van deze oefeningen.   
• Halo effect: op een bepaalde manier denken over een persoon of concept vanwege één enkel kenmerk. 

7 Beantwoord vragen over documenten. 

Het is belangrijk de volgende vragen te beantwoorden:  

• Wie is de auteur en wat is zijn achtergrond?  
• Onder welke omstandigheden is het document tot stand gekomen?  
• Waren er speciale motieven om het document te produceren?  
• Voor wie was het document bedoeld? 

• Waar gaat het document over? 
• Waarom denk ik dat dit document waardevol is voor mijn onderzoek? 
• Is andere informatie in overeenstemming of strijdig met de informatie in het document?  
• Vertegenwoordigt het document een genre waarin mensen hun betekenissen systematisch vervormen? 

8 Bestudeer de documenten 

Zoek naar patronen in de informatie, filter eruit wat van toepassing is voor jouw onderzoeksvraag, interpreteer de bevindingen. Je kunt hierbij gebruik maken van coderen, op een soortgelijke wijze als de data-analyse van interviews. Afhankelijk van het doel van je onderzoek kun je kiezen voor hermeneutische analyse of inhoudsanalyse/semiotische analyse. Bij hermeneutische analyse probeer je te begrijpen wat het document betekent en wat de auteur ermee bedoeld heeft, je probeert een achterliggende samenhang te vinden. Bij inhoudsanalyse of semiotische analyse probeer je thema’s en betekenissen te achterhalen door structuren en patronen in regelmaat te ontdekken en een conclusie te  trekken op basis van die regelmaat.